Casi todas las empresas asumen que su mayor problemática tiene que ver con la comunicación interna; con la forma en la cual los compañeros de trabajo, incluso clientes o proveedores, se comunican. Este se evidencia por los errores que develan una falla en el canal, una falla en el mensaje o simplemente «un mal entendido».
En esta entrada exploraremos algunas ideas para ayudarnos a comunicarnos mejor.
Tip Nro. 1
En una entrevista de trabajo, cuando estamos por contratar a una persona, seguramente evaluamos sus habilidades técnicas, su pretensión salarial, la modalidad de contratación, su condición física, su aptitud y actitud para el puesto pero rara vez, RARA VEZ, nos ocupamos de conocer SUS HABILIDADES COMUNICATIVAS que tienen que ver con su apertura y su inteligencia emocional.
Preguntas como las que nombramos a continuación son de gran ayuda para conocer y evaluar la capacidad de comunicarse:
- ¿Cómo le pediría un favor a un compañero? ¿a un jefe?
- ¿Cómo resolvería la queja de un cliente enojado?
- ¿En qué casos elije comunicarse por e-mail? ¿por SMS? ¿por Redes Sociales? ¿Por escrito? ¿En persona?
- ¿Qué hace Usted cuando está enojado?
- ¿Cómo negaría un favor que le piden pero que no puede o no quiere hacer?
Así mismo es muy importante además tener en cuenta su lenguaje corporal:
- Gestos
- Miradas
- Vestimenta
- Higiene
- Posturas
Tip Nro. 2
¿Con qué canales de comunicación funciona su empresa? ¿Tiene internos telefónicos en las oficinas? ¿Internet en todas las PC? ¿Se comunican por e-mail o por un sistema interno? ¿Usan chat? ¿Video conferencia? ¿Flota de móviles? ¿Memos por escrito?
Hay algo muy cierto en todo ésto: La cantidad de canales que utilice no hace a la eficiencia comunicativa. En vez de cantidad, busque CALIDAD y por sobre todo CONFIABILIDAD: que las líneas telefónicas funcionen muy bien, que el software interno sea estable y rápido, que las computadores estén en condiciones, etc.
Además de los canales de counicación, es importante la EDUCACIÓN al Staff que implica enseñar y capacitar respecto de que canal utilizar para cada cuestión. Por ejemplo si hay que convocar a una reunión utilizamos e-mail? teléfono? de que depende?
En este punto debemos aseverar que NO DEPENDE SOLO DEL MOTIVO sino de LA PERSONA.
Tip Nro. 3
Conozca a cada persona y sus hábitos en el trabajo. Usted debe saber:
- Cada cuánto tiempo chequea los e-mails
- Lleva celular de la empresa encima siempre
- En qué horarios conviene comunicarse, en que momentos está mas atareado y concentrado y prefiere no ser molestado?
- Lo puedo llamar a la casa ante una eventualidad?
- Utiliza mensaje de texto?
- Prefiere el texto escrito (analógico) o los medios digitales?
Conociendo a cada persona y conociendo lo que la empresa necesita podemos comenzar a CAPACITAR al Staff a comunicarse mejor, teniendo en cuenta los hábitos de cada uno.
